Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 september 2022.

TACT Legal & Privacy vindt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van groot belang. Jouw persoonsgegevens worden bij ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden we ons aan relevante wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hieronder leggen we uit hoe wij jouw gegevens verzamelen en gebruiken, en met welk doel wij dat doen. Wij raden je aan deze privacyverklaring goed te lezen. Deze privacyverklaring heeft betrekking op onze website, en gerelateerde websites en diensten. Met deze privacyverklaring voldoen wij aan onze informatieplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als je gebruik maakt van onze websites en onze dienstverlening, verzamelen en maken wij gebruik van persoonsgegevens die jij, het bedrijf waar je werkt of jouw wederpartij met ons deelt. Wij zullen de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in deze verklaring, tenzij je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.

Wij kunnen deze privacyverklaring herzien. Als er belangrijke dingen veranderen in de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, zullen wij jou eerst informeren en, waar nodig, opnieuw om toestemming vragen.

Wie zijn wij?

TACT Legal & Privacy is gevestigd aan de Rozenlaan 59 in Rotterdam en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24465841. Voor privacy gerelateerde zaken kun je contact met ons opnemen via info@tactlegal.nl.

Dienstverlening

Persoonsgegevens

Wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Financiële gegevens
  • Inloggegevens
  • Bestelgegevens
  • Websiteactiviteit
  • Gegevens van een eventuele wederpartij, inclusief gevoelige en bijzondere persoonsgegevens
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie en telefonisch

Wij zullen alle zakelijke gegevens net zo zorgvuldig en veilig verzamelen en gebruiken als wij dat verplicht zijn bij het verwerken van jouw persoonsgegevens.

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoeren van de overeengekomen dienstverleningsovereenkomst (overeenkomst)
  • Het informeren over wijzigingen van onze diensten en producten (overeenkomst)
  • Het informeren over nieuwe diensten en producten (gerechtvaardigd belang)
  • Wettelijke verplichtingen, waaronder verplichtingen in het kader van de belastingen (wettelijke plicht)

Gerechtvaardigd belang

Als je gebruik maakt van onze dienstverlening kunnen wij je benaderen voor nieuwe diensten of producten, als dat past bij de aard van de afgenomen dienstverlening. Wij willen je graag zo goed mogelijk van dienst zijn. Misschien past onze nieuwe dienstverlening beter bij je dan wat je al van ons afneemt. Om die reden informeren wij je over nieuwe diensten en producten. Als je liever niet wil dat wij je hierover informeren, dan kun je dat bij ons aangeven door contact met ons op te nemen.

 Bewaartermijn

Als sprake is van dienstverlening bewaren wij je gegevens voor de duur van de dienstverleningsovereenkomst en gedurende vijf jaar daarna. Gegevens die wij nodig hebben voor onze wettelijke administratieplicht bewaren wij zeven jaar.

E-books, webinars en andere diensten die we gratis aanbieden

Persoonsgegevens

Wanneer je bij ons een e-book bestelt of je aanmeldt voor een webinar of voor een andere dienst die we gratis aanbieden, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Inloggegevens

 Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoering geven aan de gevraagde dienst die we gratis aanbieden (gerechtvaardigd belang)
  • Het aanmaken van een gratis account (gerechtvaardigd belang)
  • Informeren over aan de bestelde dienst gerelateerde diensten (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

Als je bij ons een dienst bestelt die wij gratis aanbieden, dan sturen we je een beperkt aantal e-mails over de bestelde dienst en maximaal een of twee daaraan gerelateerde diensten. Wij hebben je persoonsgegevens nodig om je de bestelde dienst te kunnen toesturen en of je daarover nader te informeren. Daarnaast willen wij onze klanten zo goed mogelijk van dienst zijn. Daarom informeren wij je over maximaal één of twee andere diensten (gratis of tegen betaling) die gerelateerd zijn aan de bestelde dienst. Wij zullen je nooit ongevraagd onze nieuwsbrief toesturen. Je kunt je altijd uitschrijven.

Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens maximaal zes maanden.

Nieuwsbrief

Persoonsgegevens

Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan kunnen we de volgende gegevens van jou verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief (toestemming)

Bewaartermijn

Wij gebruiken jouw gegevens zolang je de nieuwsbrief wilt ontvangen.

Wij maken voor het versturen van onze nieuwsbrieven gebruik van software. Het afmelden voor een nieuwsbrief betekent uiteraard dat je geen nieuwsbrief meer ontvangt. Je gegevens worden echter niet automatisch door de software verwijderd. Wil je dat je gegevens helemaal worden verwijderd, neem dan contact met ons op.

Toestemming

Je kunt je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link in de e-mail.

Facebookgroep

Persoonsgegevens

Wanneer je je aanmeldt voor onze Facebookgroep, dan kunnen we de volgende gegevens van jou verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Facebooknaam
  • Foto
  • Meta-data
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in de Facebookgroep

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Toegang geven tot onze Facebookgroep (toestemming)

Bewaartermijn

Wij gebruiken jouw gegevens zolang je deelneemt aan onze Facebookgroep.

Toestemming

Je kunt je altijd afmelden voor onze Facebookgroep via Facebook.

Gegevens delen met Facebook

Het gebruik van Facebook en je deelname aan mijn Facebookgroep brengt met zich mee dat Facebook allerlei gegevens (meta-data) verzamelt en gebruikt. Wij hebben hier weinig invloed op. Voor meer informatie verwijzen we je naar de privacyverklaring van Facebook.

Testimonial

Persoonsgegevens

Wanneer je een testimonial achterlaat, dan kunnen we de volgende gegevens van je verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • E-mailadres
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het gebruiken van je testimonial op onze websites en op social media (toestemming)

Bewaartermijn

Wij bewaren je gegevens zolang je je toestemming niet intrekt. Het is goed je te realiseren dat het bij het gebruik van je testimonial op social media niet altijd mogelijk is om deze volledig te verwijderen door het delen en liken van je testimonial door anderen. Om deze reden zullen we zeer terughoudend omgaan met het plaatsen van testimonials op social media onder vermelding van je naam en bedrijfsgegevens. Waar nodig of wenselijk nemen we van tevoren contact met je op.

Toestemming

Als wij je persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, dan kun je deze altijd intrekken door ons te mailen.

Vraag of verzoek

Persoonsgegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, dan kunnen we de volgende gegevens van je verwerken:

  • Voor – en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Afhandelen van uw vraag of verzoek (gerechtvaardigd belang)

Bewaartermijn

Wij zullen je gegevens alleen gebruiken ter afhandeling van je vraag of verzoek. Afhankelijk van je vraag of verzoek zal deze al dan niet gearchiveerd worden. Ons archief bewaren we ten minste 5 jaar.

Gerechtvaardigd belang

Als je ons benadert met een vraag of verzoek, dan hebben wij je persoonsgegevens nodig om te kunnen reageren en je vraag of verzoek af te kunnen handelen.

Relatiebeheer

Persoonsgegevens

Wij verwerken, in het kader van relatiebeheer, de volgende persoonsgegevens van onze leveranciers, zakelijke contacten en potentiële of oud-klanten:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam
  • KvK-nummer
  • Adresgegevens
  • Correspondentie, inclusief e-mails
  • Overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt

Doel en grondslag

Wij verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Contactgegevens bewaren in ons CRM (gerechtvaardigd belang)
  • Persoonlijk contact opnemen (gerechtvaardigd belang)
  • Zakelijk netwerk opbouwen en onderhouden (gerechtvaardigd belang)

Gerechtvaardigd belang

Wij onderhouden contact met veel mensen. Het betreft hier onder meer leveranciers, potentiële klanten en andere zakelijke relaties. Een goed relatiebeheer is belangrijk voor ons. Wij bewaren daarom de contactgegevens van deze personen. Zo nodig kunnen wij dan persoonlijk contact opnemen.

Bewaartermijn

Als wij je contactgegevens opslaan, bewaren wij je gegevens niet langer dan noodzakelijk in het belang van ons bedrijf of totdat je ons verzoekt deze te verwijderen.

Websitebezoekers: cookies

Persoonsgegevens

Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan onze website op jouw computer, tablet of smartphone kan worden opgeslagen. Met een cookie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer je onze website bezoekt, dan kunnen wij met cookies de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

  • IP-adres
  • Locatiegegevens
  • Andere gegevens waarvoor je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner op onze website

Doel en grondslag

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het verbeteren van de toegang tot en werking van onze website
  • Het bieden van een goede gebruikerservaring van onze website
  • Het analyseren van informatie ten behoeve van marketingdoeleinden

Waar wij deze doelen kunnen bereiken zonder het gebruik van persoonsgegevens of door het inzetten van enkel functionele cookies, dan is de grondslag voor het verwerken van eventuele persoonsgegevens gelegen in het gerechtvaardigd belang dat wij hebben bij een goed functionerende website. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot reageren, de werking van spamfilters en het gebruik van caching om de website sneller te maken. Wij plaatsen cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

Waar wij deze doelen alleen kunnen bereiken door een ander gebruik van persoonsgegevens, dan verwerken wij je persoonsgegevens alleen met jouw toestemming. Meer informatie hierover kan je vinden in onze cookieverklaring en via de tool die wij hiervoor op onze website gebruiken.

Mogelijk kunnen er ook cookies van derde partijen worden geplaatst via de social media buttons of embedded video’s.

Fathom analytics

Gegevens die jij verstrekt via onze cookies, kunnen worden bewaard voor het maken van statistische analyses. Zo kunnen wij zien hoe websitebezoekers de website gebruiken en op basis daarvan onze website en dienstverlening verbeteren. We maken daarvoor gebruik van Fathom analytics.

Social media, embedded video’s en andere plugins

Het gebruik van dienstverlening van andere partijen brengt soms het plaatsen van cookies door en het delen van data met deze partijen met zich mee zonder dat wij daar een keuzemogelijkheid hebben. Wij zullen altijd de meest privacy vriendelijke optie aanzetten die mogelijk is.

Wij hebben op onze website ‘social media buttons’ van onder andere LinkedIn en Facebook geplaatst. Wij maken gebruik van embedded video’s via Vimeo. Ook maken wij gebruik van diverse plugins van WordPress om de werking van onze website te verbeteren.

Al deze partijen kunnen cookies plaatsen en gegevens over jou verzamelen via deze buttons en integraties. Wij hebben hier verder geen invloed op. Wij verwijzen je naar de privacyverklaring van deze partijen. Sommige van deze partijen slaan deze gegevens op in de Verenigde Staten.

IP-adres en webservers

Je IP-adres kan worden opgeslagen in de logbestanden van onze webserver wanneer je onze website bezoekt. Dit is noodzakelijk om de website op de juiste manier te beheren en te beveiligen. Wij gebruiken je IP-adres niet om je online gedrag te volgen of te registreren. In principe zijn wij niet in staat om je IP-adres te koppelen aan je naam, adres of andere identificerende informatie, tenzij je aan ons dergelijke informatie verstrekt en gebruik blijft maken van hetzelfde IP-adres.

Bewaartermijn

Afhankelijk van het soort cookies en de reden van het plaatsen van cookies worden cookies alleen gedurende de (browser)sessie dan wel voor een langere duur bewaard. Je kunt op elk moment zelf actief (al dan niet automatisch) cookies verwijderen. In dat geval worden er geen nieuwe gegevens meer met ons of andere partijen gedeeld totdat er weer (met toestemming) cookies zijn geplaatst. Wij hebben geen invloed op de omgang van andere partijen met de door hen geplaatste cookies en de via deze cookies verzamelde gegevens.

Toestemming

Via de cookiebanner op onze website kun je toestemming geven voor het plaatsen van niet-functionele cookies. Je kunt je toestemming voor het plaatsen van cookies op elk moment wijzigen via de cookietool die wij op onze website gebruiken. Ook kun je je browser zo instellen dat deze de niet-functionele cookies niet meer opslaat of alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen, al dan niet automatisch.

Consequenties niet accepteren cookies

Je bent niet verplicht tot het accepteren van cookies. Als je je browser zo instelt dat deze geen cookies opslaat of als je informatie die eerder is opgeslagen, al dan niet automatisch, verwijdert, dan is het mogelijk dat je een minder goede gebruikerservaring hebt van onze website en niet van alle functionaliteiten gebruik kunt maken.

Websitebezoekers jonger dan 16 jaar

Wij hebben niet de intentie om persoonsgegevens te verwerken van websitebezoekers jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of onze websitebezoekers ouder dan 16 zijn. Als je vermoedt dat wij persoonsgegevens van een persoon jonger dan 16 jaar verwerken zonder toestemming, neem dan contact met ons op, zodat we de informatie kunnen verwijderen als we deze niet rechtmatig verwerken.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij doen niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering die nadelige gevolgen kunnen hebben voor jou als persoon. Het gaat hier om besluiten door een computer of geautomatiseerde systemen worden genomen zonder dat een mens daarbij betrokken is.

Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, het recht op aanpassing als je gegevens onjuist zijn, het recht op verwijdering van je gegevens, het recht op bezwaar tegen een gegevensverwerking, het recht op beperking van een gegevensverwerking en het recht op overdraagbaarheid van je gegevens.

Als je gebruik wilt maken van een van deze rechten, dan kun je je verzoek naar ons mailen via info@tactlegal.nl. Mogelijk moeten we je identiteit verifiëren om aan je verzoek te voldoen. We zullen altijd tijdig reageren. Mocht je niet tevreden zijn met de afhandeling van je verzoek, dan kun je je klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Delen met anderen

We zullen je informatie niet delen met anderen zonder je toestemming, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, in het kader van een goede bedrijfsvoering of tenzij dit een wettelijke verplichting is. Wij maken gebruik van meerdere verwerkers. Wij hebben met al onze verwerkers een verwerkersovereenkomst afgesloten. Als wij gegevens delen met een andere partij dan een verwerker, sluiten wij waar nodig een overeenkomst met betrekking tot het delen van gegevens.

Op dit moment kunnen wij je gegevens delen met de volgende partijen: GD Finance (onze boekhouder), Jortt (online tool voor onze boekhouding), Mailblue (e-mailmarketingprogramma), Microsoft (onze online werkomgeving, inclusief e-mail), Siteground (websitehosting), Calendly.com (afspraken maken), (Business) WhatsApp (communicatie), Monday (projectmanagementsysteem).

Doorgifte van persoonsgegevens

Ons uitgangspunt is om zoveel mogelijk samen te werken met partijen die jouw gegevens opslaan binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dat zal echter niet altijd mogelijk zijn. Wanneer wij jouw gegevens buiten de EER verwerken, dan nemen wij de juiste maatregelen om er zeker van te zijn dat persoonsgegevens goed beveiligd zijn volgens de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming van ons vereist. In dat geval werken we samen met partijen in door de Europese Commissie erkende landen met een passend beschermingsniveau. Als een partij hier niet aan voldoet, dan zullen wij de standaardcontractbepalingen implementeren.

Beveiliging

We zorgen ervoor dat je persoonsgegevens tegen verlies of tegen onrechtmatige verwerking worden beveiligd. Wij hebben onder andere de volgende technische en organisatorische maatregelen genomen:

  • Gebruik van sterke wachtwoorden en waar mogelijk het gebruik van een tweede factor;
  • Gebruik van een beveiligde omgeving voor opslag van de data bij Microsoft;
  • Gebruik van verwerkers met een adequaat beveiligingsniveau gezien de aard van de gegevens;
  • Afgesloten kantoor en dossierkast;
  • Geen gebruik maken van onbekende en/of openbare wifi, m.u.v. de wifi van ons kantoor;
  • Regelmatig installeren van updates op website, computers en dergelijke;
  • Op onze website maken we gebruik van een beveiligingscertificaat, te herkennen aan het slotje in de adresbalk.